El escaneo a correo dejó de funcionar con Microsoft 365: el cambio de diciembre de 2026 y 4 soluciones
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¿Por qué va a dejar de funcionar el escaneo a correo con Microsoft 365?
Si el escaneo a correo dejó de funcionar, o está por dejar de funcionar, es porque la mayoría de las copiadoras de oficina envían los escaneos a través de Microsoft 365 iniciando sesión con un usuario y una contraseña, y Microsoft está apagando ese tipo de inicio de sesión. A finales de diciembre de 2026, Exchange Online desactiva por defecto la autenticación básica para SMTP AUTH en las cuentas de Microsoft 365 existentes. Una copiadora configurada así escanea, muestra el trabajo como enviado, y el correo nunca llega. Microsoft confirmó la fecha en su calendario actualizado (en inglés).
Hay un margen corto. Un administrador puede volver a activar la autenticación básica después de diciembre, y Microsoft anunciará la fecha del apagado definitivo en la segunda mitad de 2027. Eso da tiempo, pero no resuelve el problema. Las cuentas nuevas creadas después de diciembre de 2026 ni siquiera tendrán esa opción.
Si sus escaneos ya dejaron de llegar y la copiadora o el mensaje de rebote muestra 550 5.7.30 Basic authentication is not supported for Client Submission o 535 5.7.139, este es su problema, y las soluciones están abajo.
¿Cómo sé si mi copiadora está afectada?
Abra la página web de la copiadora (escriba su dirección IP en un navegador desde una computadora de la oficina) y busque la configuración de escaneo a correo o SMTP. Luego compare:
- Afectada: el servidor es smtp.office365.com, el puerto es 587, y hay un usuario y una contraseña de un buzón, por ejemplo escaneos@ o el correo de la gerente de la oficina.
- No le afecta este cambio: el servidor termina en mail.protection.outlook.com, el puerto es 25 y no hay contraseña. Eso es Direct Send o un relé SMTP, que funcionan de otra forma (los explicamos más abajo).
- Probablemente está bien: la copiadora tiene una opción de inicio de sesión con Microsoft 365 u OAuth, y es la que está en uso.
Las copiadoras no son lo único que envía correo así. Revise todo lo que mande correos con una contraseña guardada: un equipo de fax a correo, un programa de contabilidad o de consultorio antiguo, los recordatorios de citas, una grabadora de cámaras de seguridad o un panel de alarma.
1. Busque una actualización que agregue el inicio de sesión de Microsoft 365
La solución limpia es que la copiadora inicie sesión de la forma moderna (OAuth), igual que Outlook. Varios fabricantes importantes ya lo agregaron a modelos recientes mediante actualizaciones de firmware; normalmente aparece como opción Microsoft 365 u OAuth 2.0 en la configuración de correo. Pregúntele a su proveedor de copiadoras o revise la página de soporte del fabricante para su modelo exacto. Si la copiadora es arrendada, el proveedor debería hacerlo sin costo como parte del servicio. Si el modelo es demasiado viejo, pase a las siguientes opciones.
2. Escanee a una carpeta o a OneDrive
Para muchas oficinas, el correo nunca fue el mejor lugar para los escaneos. La mayoría de las copiadoras pueden escanear a una carpeta compartida en la red, y muchas pueden escanear directo a OneDrive o SharePoint. En una oficina de impuestos o un consultorio médico suele ser mejor así: los documentos de los clientes quedan en un solo lugar controlado, y no como archivos adjuntos en el buzón de alguien.
3. Envíe los escaneos por un conector de relé SMTP
Microsoft 365 puede aceptar el correo de su oficina como remitente de confianza si configura un conector de entrada que reconozca su oficina por su dirección IP pública o por un certificado. La copiadora envía entonces a la dirección mail.protection.outlook.com de su dominio por el puerto 25, sin contraseña. Microsoft lo explica en Cómo configurar un dispositivo multifunción para enviar correo.
El detalle: la versión por IP necesita una dirección IP pública fija que solo use su oficina. Muchas oficinas pequeñas de Florida Central tienen internet de negocio con una dirección dinámica, y esas direcciones suelen estar en listas de spam que Microsoft revisa. Hemos visto una copiadora con ese tipo de conexión rechazada por completo, aun con la dirección agregada a la lista permitida de Microsoft. Pregúntele a su proveedor de internet si su IP es fija antes de ir por este camino.
4. Use High Volume Email si los escaneos solo van al personal
Si la copiadora solo envía a personas dentro de su empresa, Microsoft ahora recomienda High Volume Email para Microsoft 365. Le da a la copiadora su propia cuenta de envío con inicio de sesión moderno, y no puede enviar a direcciones de afuera. Si necesita escanear también a clientes, Microsoft recomienda su servicio de correo de Azure Communication Services, o puede usar un servicio externo de envío de correo, actualizando los registros SPF y DKIM de su dominio.
¿Y Direct Send?
Direct Send permite que la copiadora deje el correo en Microsoft 365 sin iniciar sesión, y solo para su propio personal. Todavía funciona, pero la documentación de Microsoft dice que la mayoría de los clientes no lo necesita y que está preparando una opción para desactivarlo por defecto, porque los atacantes usan el mismo camino para enviar correos internos falsos. Además falla si la IP de su oficina está en una lista de spam. No recomendamos configurarlo nuevo en 2026.
¿Cómo se prueba bien?
Casi todas las copiadoras tienen un botón de Prueba o Verificar en la página de configuración de correo. En muchos modelos solo comprueba que la copiadora se conecta e inicia sesión; no envía ningún mensaje. Que la prueba pase no significa que los escaneos lleguen. La única prueba real es escanear una página a una dirección de afuera y a una de adentro, y abrir las dos. Si usted administra Microsoft 365, el seguimiento de mensajes del centro de administración de Exchange muestra si el escaneo llegó y desde qué dirección IP.
¿Por qué arreglarlo ahora y no en enero?
Porque en enero nadie tiene tiempo. Las oficinas de impuestos empiezan a escanear formularios W-2 e identificaciones la primera semana del año, los consultorios médicos y dentales vuelven a verificar las tarjetas de seguro, y el cambio llega durante las fiestas. Si se entera porque un cliente nunca recibió sus documentos, lo estará arreglando en la semana más ocupada del año. Una tarde en noviembre lo evita.
Ya que está en la configuración, vale la pena revisar dos cosas más: si el buzón que usa la copiadora tiene una contraseña que nadie recuerda, y si alguien puede enviar correos haciéndose pasar por su empresa. Nuestra prueba de suplantación de correo (en inglés) responde lo segundo en diez segundos.
¿Quiere que nosotros revisemos sus escáneres?
iTech Plus arregla el escaneo a correo y el flujo de correo de Microsoft 365 para oficinas en los condados de Polk y Osceola, en español y en inglés. Revisamos cada copiadora y programa que envía correo, elegimos la opción que va con su conexión de internet y lo probamos con un escaneo real. Vea nuestro soporte técnico en español, o llame al (321) 221-7117 o escriba a info@itechplus.co. Si prefiere español, díganoslo y le devolvemos la llamada en español.
